Emil: Hier Emil Müller, wer ist da bitte?

Berta: Ja hallo, hier ist die Berta!

Email: Hallo Berta, was gibt’s Neues!?

Berta: Stell dir vor, ich hab mir jetzt auch ein Auto gekauft!

Emil: Wow, das ist ja ein Ereignis! Welche Farbe hat es denn?

Berta: Blau.

Emil: Wow, das ist ja ein Ereignis!

Berta: Wie bitte?

Emil: Na die Farbe! Blaues Auto! Was für ein Ereignis! Die Farbe finde ich schön!

Berta: Hmh, wenn Du meinst.

Emil: Na klar! Ist es ein Diesel oder ein Benziner?

Berta: Ein Diesel.

Emil: Wow, das ist ja ein Ereignis!

Berta: Emil, ist bei dir alles in Ordnung?

Emil: Ja sicher! Diesel also. Ich hätte ja einen Benziner genommen.

Berta: Und warum ist für dich das alles ein Ereignis?

Emil: Ist doch ganz logisch! Dein Auto ist entweder blau oder nicht blau, und entweder Benziner oder Diesel.
Alles Ereignisse! In meiner Firma arbeiten wir jetzt nämlich mit der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK), damit kann man solche Sachen prima darstellen. Ich schick dir mal gerade das Diagramm rüber.

Berta: OK, ich seh’s, aber ich weiß nicht so recht. Dass für dich die Nachricht über meinen Autokauf ein Ereignis ist, das zu Deinen Fragen führt, seh ich ja ein. Aber dass die ganzen Angaben über mein Auto jeweils auch wieder Ereignisse sein sollen, also das finde ich ehrlich gesagt absurd.

In meiner Firma arbeiten wir jetzt mit der Business Process Modeling Notation (BPMN), und da wird sehr genau unterschieden, ob ich jetzt auf unterschiedliche Ereignisse oder unterschiedliche Daten im Prozess reagiere. Und die Frage, ob mein Auto blau oder ein Diesel ist, das sind eindeutig Daten. Dafür gibt es das datenbasierte Gateway. Ich schicke es dir mal rüber…

Emil: Hmh, ok, ich sehe den Unterschied. Macht Sinn. Aber da kann ich bei uns nichts machen, wir haben schon ein EPK-Tool gekauft, das ist jetzt erstmal gesetzt. Investitionsschutz und so. Oder meinst Du, das kann auch BPMN?

Berta: Naja, wenn es eigentlich ein EPK-Tool ist, vielleicht nicht so 100%ig. Muss man sich mal ansehen, man braucht ja auch nicht für jedes Vorhaben die komplette BPMN. Ansonsten kannst Du aber auch zumindest im Kleinen mit einem 100%igen BPMN-Tool schon mal loslegen, es gibt da diverse kostenlose Werkzeuge.

Emil: Wow, das ist ja ein Ereignis!

Auswertung nach Schulnoten
(1=sehr gut, 2=gut, 3=befriedigend, 4=ausreichend, 5=mangelhaft)

Die Folien zum Vortrag
Eigentlich wollte ich wieder einen Slidecast machen, also mit Audiospur, aber es fehlt leider die Zeit Hier also nur die Folien. Falls Fragen aufkommen, kann man mich ja einfach kontaktieren.

Visio bietet keine Versionierung oder Mehrbenutzerfähigkeit
Wenn man Prozessmodelle überarbeitet, evtl. mit unterschiedlichen Modellierern, verliert man mit Visio-Dateien sehr schnell den Überblick. Wer hat wann welche Version des Prozessmodells erstellt? Wenn man ältere Versionen archivieren möchte, um evtl. darauf zurück zu greifen, muss man das alles von Hand machen, und auch hier entsteht sehr schnell ein großer Wildwuchs.

Visio bietet keine Hilfe bei der Verwaltung umfangreicher Prozessmodelle
Für Visio ist jedes Prozessmodell einfach ein Diagramm, nichts weiter. Wenn Sie z.B. eine Rolle anlegen, und diese Rolle in verschiedenen Prozessen vorkommt, würden Sie in Visio in jedem Diagramm einen Pool oder eine Lane (bei BPMN) für die Rolle anlegen. Wenn Sie die Rolle mal umbenennen (neuer Name für die Stelle o.ä.), müssten Sie jedes Diagramm von Hand öffnen und die Bezeichnung für die Rolle ändern. Dasselbe gilt für Aufgaben, die in unterschiedlichen Prozessen vorkommen, für Formulare und alles Mögliche. Ein solches System kann auf Dauer eigentlich gar nicht gepflegt werden.

Visio bietet keinerlei Unterstützung beim Business-IT-Alignment
Die ganze Frage, wie man jetzt fachliche Prozessmodelle mit technisch umgesetzten Prozessen koppeln könnte (z.B. im Rahmen der Konzeption, für die Dokumentation oder Aufbereitung von Kennzahlen, das Monitoring etc.) ist mit Visio vollständig überflüssig. Mit Visio können Sie in dieser Hinsicht ÜBERHAUPT nichts machen.

Mit Visio ist eine Hierarchisierung von Prozessmodellen nicht möglich
Visio kennt immer nur eine Betrachtungsebene, nämlich das aktuelle Diagramm. Dass manche Prozess-Schritte in eigenen Prozessen genauer beschrieben werden, ist mit Visio nicht möglich. Auch nicht die Arbeit mit Prozesslandkarten, aus denen auf konkrete Abläufe referenziert wird etc.

Mit Visio können Prozessmodelle nicht kommuniziert werden.
Natürlich können Sie jedem Mitarbeiter eine Visio Lizenz geben, und die Dateien rumschicken. Sie könnten auch das Diagramm als Bild exportieren, und auf den Intranet-Server legen. Aber beides ist ziemlich aufwendig uns muss jedes Mal händisch wiederholt werden, wenn sich ein Prozessmodell ändert. Und eine Navigation für den Anwender, oder gar eine Suchfunktion, über die diversen Prozessmodelle hinweg, ist nicht möglich. Das ist ein absoluter Killer für die Akzeptanz in der Belegschaft.

Fazit: Besser ein richtiges BPM-Tool
Es gibt noch mehr Argumente, aber diese 6 reichen eigentlich schon jeweils für sich allein aus, um sich gegen Visio zu entscheiden, wenn man nicht nur sporadisch mal einen simplen Prozess aufmalen will. Das Prozessmanagement, egal ob rein organisatorisch oder im Business-IT-Alignment, braucht wesentlich mehr, als Visio zu bieten hat. Sonst fliegen Ihnen die Modelle komplett um die Ohren (ich kenne da einige reale Erfahrungen von Firmen, die das schmerzhaft lernen mussten, aber die kann ich hier natürlich nicht nennen ).