1. Warum Prozessportale?
Nahezu alle größeren Unternehmen stellen mittlerweile über Portale Informationen und Services für Kunden, Partner und Mitarbeiter zur Verfügung. Viele dieser Portale sind noch stark informationszentriert, einige unterstützen bereits einfache Transaktionen und Prozesse.
Für den Erfolg eines Portals ist jedoch gerade die Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse ein entscheidender Faktor. Bei der Abbildung durchgängiger Geschäftsprozesse in einem Portal sind neben unternehmensinternen Applikationen auch informationstechnische Schnittstellen zu Partnern und Kunden zu berücksichtigen.
Im Gegensatz zu den herkömmlichen Portalen erfüllen Prozessportale daher folgende Kernanforderungen:
- Transaktionen. Informationen dürfen nicht nur abrufbar sein, sondern sie müssen auch bearbeitet werden können. Bspw. sollen Kundendaten aktualisiert, Aufträge veränderbar und Nachrichten an Personen und/ oder Systeme automatisch weitergeleitet werden können.
- Transparenter Zugriff auf Geschäftsprozesse. Die meisten Portale
bieten lediglich Zugriff auf einzelne Applikationen. Benutzer benötigen
jedoch applikations- und manchmal sogar unternehmensübergreifenden
Zugriff auf Geschäftsprozesse.
- Zielgruppenspezifische Prozesse. Nicht nur das Look & Feel und der
Inhalt von Webseiten muss auf die spezifischen Bedürfnisse des
jeweiligen Nutzers anpassbar sein. Auch an Geschäftsprozesse gibt es
vom Anwender abhängige Anforderungen.
- Integration von Backend- und Portallogik sowie Pageflow. Portale sind interaktiv. Aber nicht jede Interaktion kann oder soll durch ein Backend¬System verarbeitet werden (z. B. Plausibilitäts- und Verfügbarkeitsprüfungen auf der Portalebene ohne Belastung der Backend-Systeme).
Prozessportale unterscheiden sich von herkömmlichen Portalen durch eine Prozess-Schicht, die sich zwischen der Präsentations-Schicht und den Business Services einordnen lässt. Bisher eingesetzte Business Process Management Systeme oder Komponenten lassen die Benutzerintegration und –interaktion vermissen, was sich unter anderem auch in dem noch nicht verabschiedeten Standard BPEL4Peole zeigt.
Durch die nahtlose Integration von Backend- und Portallogik sowie Pageflow führen Prozessportale zu
- einer effektiveren und zielgerichteten Kommunikation bzw. Zusammenarbeit,
- einem größeren Nutzen für den Anwender und
- damit zu einer deutlich höheren Nutzung des Portals.
Prozessportale integrieren Organisationseinheiten, Prozesse sowie Systeme und schaffen eine neue virtuelle Sicht auf ein Unternehmen. Sie ermöglichen automatisierte Prozesse, verringern damit die Durchlaufzeiten erheblich und stellen die nächste Generation von Portalen dar.
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| Abb 1: Schichten eines Prozessportals |
2. Prozessportale in Aktion
Prozessportale können gemäß einer Definition von [Taugerbeck, Hutzel 2004] folgende Prozesstypen beinhalten:
• Synchrone Prozesse: beinhalten keine Interaktionen mit Anwendern, werden ‚in einem Rutsch’ abgearbeitet und sind somit kurzlebig.
• Interaktive Prozesse: beinhalten neben der eigentlichen Geschäftslogik auch Dialoge mit Anwendern (Pageflow).
• Langlaufende Prozesse: ohne Interaktionen mit Anwendern stoßen Prozesse - meist in anderen Systemen - an, warten auf deren Beendigung und sind somit im allgemeinen langlebig.
Zum besseren Verständnis werden im folgenden exemplarische Anwendungsfälle von durchgängigen Portalprozessen dargestellt.
Auftragserfassung und –abwicklung
Die Erfassung und Abwicklung eines Wertpapierauftrags in einem Brokerageportal ist ein spezifisches Beispiel für einen allgemeinen Auftragsprozess. Ziel dabei ist eine vollständig automatisierte Punkt-zu-Punkt¬Abwicklung.
Zunächst kann dabei zwischen einem interaktiven (Auftragserfassung) und einen Prozessabschnitt mit externer Logik (Auftragsabwicklung) unterschieden werden.
Die Auftragserfassung beinhaltet sowohl die Dialogfolge (Pageflow, die im Portal stattfindet) als auch Geschäftslogik (Vorberechnungen, Plausibilitäts¬prüfungen). Die Geschäftslogik wird dabei teilweise synchron in Backend¬Systemen (TAN-Prüfung) und teilweise in der Portalebene abgewickelt (bspw. um die Backend-Systeme nicht zu belasten). Im Bild 2 gezeigten Ausschnitt einer Wertpapierorder werden alle Prozessschritte (gelb) und alle Supprozesse (grau) durch das Portal gesteuert und bedinen sich dabei eventuell vorhandener Datenquellen. Daneben übernimmt der Prozess die Steuerung der
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| Abb 2: Wertpapierprozess mit Portalinteraktion - Ausschnitt (Quelle: www.abaxx.de) |
Die eigentliche Auftragsabwicklung kann, falls es sich nicht um unmittelbar auslieferbare Produkte (wie bspw. digitale Produkte) handelt, üblicherweise nicht interaktiv durchgeführt werden. Daher muss der anstoßende Auftragserfass
