Noch immer gibt es zwei unterschiedliche Sichtweisen auf das Geschäftsprozessmanagement: Die eher fachlich-betriebswirtschaftliche Management-Sicht und die softwaretechnisch geprägte IT-Sicht. So sind die fachlich orientierten Prozessmodelle und -beschreibungen, wie sie etwa im Rahmen des Qualitätsmanagements oder zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen (Sarbanes-Oxley, Basel II, u.ä.) erstellt werden, nicht präzise genug, um als Spezifikation für die zur Prozessabwicklung benötigte Software zu dienen. Andererseits lassen sich die von einem Workflow- oder Business Process Management-System (BPMS) ausführbaren Prozessmodelle der IT-Sicht in der Praxis nicht ohne weiteres dazu verwenden, manuell durchgeführte Prozessschritte und komplexe organisatorische Aspekte zu beschreiben, oder ein unternehmensweites Prozesskostenmanagement darauf aufzubauen.
Ein durchgängiges Prozessmanagement erfordert die Integration aller Aktivitäten des Prozessmanagement-Kreislaufs ? von der strategischen Planung über den Entwurf und die Implementierung der Prozesse bis zum Controlling (vgl. Abbildung 1). Im Folgenden wird untersucht, wie weit sich mit den heute vorhandenen Geschäftsprozessmanagement-Tools und Technologien eine solche durchgängige Unterstützung erreichen lässt ? und welche Konsequenzen dies für den Aufbau eines unternehmensweiten Geschäftsprozessmanagement hat.
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| Abbildung 1: Der Prozessmanagement-Kreislauf (Quelle: Allweyer 2005, S. 91) |
Vision: Komplett systemgestützter Kreislauf
Die Vision einer komplett integrierten Systemunterstützung des gesamten Prozessmanagement-Kreislaufs könnte folgendermaßen aussehen: Auf strategischer Ebene werden die Kernprozesse des Unternehmens sowie das unternehmensübergreifende Gesamtwertschöpfungsnetzwerk festgelegt und konkret messbare Ziele und strategische Kennzahlen definiert. Idealerweise wird dies bereits mit Hilfe eines Softwaretools dokumentiert, so dass die Ergebnisse der strategischen Planung im Prozessentwurf nahtlos weiterverarbeitet werden können.
Die Modellierung im Rahmen des Prozessentwurfs erfolgt mit Hilfe eines Modellierungstools, wobei das verwendete Werkzeug alle mit den Prozessen in Verbindung stehende Aspekte abdecken sollte. So sollte es nicht nur möglich sein, Vorgaben für die Entwicklung und Einführung von Informationssystemen zu definieren, sondern zugleich Arbeitsanweisungen für manuell durchzuführende Tätigkeiten zu generieren, Dokumentationen für die Erfüllung von Compliance-Anforderungen sowie das Qualitäts- und Umweltmanagement zu erzeugen, Service Level Beschreibungen für interne und externe Dienstleister zu erstellen usw. Wichtige Funktionen solcher Tools sind weiterhin die Möglichkeit, die auf strategischer Ebene definierten Ziele und Kennzahlen weiter zu verfeinern und sie den Prozessen zuzuordnen, um hieraus Messvorschriften für das Prozesscontrolling erzeugen zu können.
Ein nicht unbeträchtlicher Teil der im Rahmen der Prozessmodellierung verwendeten Informationen befindet sich in verschiedenen anderen Informationssystemen. Von Bedeutung sind z. B. organisatorische Informationen, die etwa in Personalmanagementsystemen vorhanden sind, Kostenrechnungsinformationen aus den Finanzsystemen (zum Aufbau einer Prozesskostenrechnung) oder Vereinbarungen mit Geschäftspartnern, um unternehmensübergreifende Prozesse gestalten und Service Level Agreements definieren zu können. Eine Synchronisation derartiger Daten zwischen Prozessmodellierungswerkzeugen und den betreffenden operativen Systemen wäre wünschenswert.
Prozessimplementierung: organisatorische Aspekte
Die Implementierung der entworfenen Prozesse hat eine organisatorische sowie eine informationstechnische Seite. Zur Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen ist es insbesondere erforderlich, den Mitarbeitern gezielt die benötigten Informationen bereitzustellen. Neben der automatischen Generierung von Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und ähnlichen Dokumenten sind hier insbesondere Prozessportale im Intranet ein nützliches Werkzeug. Diese sollten rollenbasiert konfiguriert werden können, so dass jeder Mitarbeiter die für seine Tätigkeiten erforderlichen Prozessbeschreibungen, Ziele, Kennzahlen etc. in einer benutzerfreundlichen Art und Weise zur Verfügung gestellt bekommt. Hierzu genügt es nicht, einfach umfangreiche Prozessmodelle ins Intranet einzustellen, die Informationen müssen vielmehr zielgruppengerecht präsentiert werden.
Auch der Zugang zu den von den Mitarbeitern verwendeten operativen Anwendungssystemen sollte über dieses Portal erfolgen, so dass es tatsächlich für die tägliche Arbeit genutzt wird, und jeder Mitarbeiter die Prozessbeschreibungen immer verfügbar hat. Inhalte und rollenbasierte Konfiguration des Prozessportals sollten sich direkt aus den Prozessmodellen generieren lassen, so dass die Portalinhalte tatsächlich mit den aktuellen Prozessen übereinstimmen.
Prozessimplementierung: BPMS und SOA
Bei der Umsetzung der Prozesse in Informationssysteme liegt zunächst der Gedanke an Workflow Management- oder Business Process Management-Systeme (BPMS) nahe. Hierfür sind ausführbare Prozessmodelle erforderlich, formuliert beispielsweise mit Hilfe der Business Process Execution Language (BPEL). Die im Prozessentwurf aus fachlicher Sicht erstellten Prozessmodelle sind hierfür ? insbesondere hinsichtlich technischer Aspekte ? nicht detailliert genug. Sie müssen daher verfeinert und in BPEL oder eine andere ausführbare Repräsentation überführt werden. Idealerweise erfolgt dies zu einem Großteil automatisiert. Wo manuelle Ergänzungen erforderlich sind, sollten die verwendeten Tools sicherstellen, dass diese nach Änderungen des fachlichen Prozessmodells erhalten bleiben.
Das BPMS muss bei der Ausführung der Prozesse jeweils die benötigten Anwendungsfunktionen aufrufen. Diese können in verschiedenen Systemen und auf verschiedenen Plattformen vorhanden sein. Sie werden in Form von Services ? zumeist Webservices ? zu Verfügung gestellt, so dass sie auf einheitliche Weise aufgerufen werden können. Die Zerlegung großer, monolithischer Anwendungen in kleine Services erhöht die Flexibilität, da sich einzelne Services vergleichsweise leicht austauschen lassen.
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(Kompletter Text nur für Netzwerk-Mitglieder)
Veröffentlicht von
Prof. Dr. Thomas Allweyer
bei BPM-Netzwerk.de am 09. November 2006
