Der Prozesskoordinator, auch als Chief Process Officer (CPO) oder Leiter Stabsstelle Prozessmanagement bezeichnet, wird in der Literatur häufig erwähnt, ist aber in der Praxis noch selten anzutreffen. Nach dem Business Process Report 2005 der IDS Scheer AG befürworten 47 % einen CPO mit zentraler Verantwortung und Entscheidungskompetenz, aber keines der 145 befragten Unternehmen hatte bei der Erhebung eine CPO-Position offiziell eingeführt. Über Notwendigkeit, Aufgaben, Verantwortung und organisatorische Einordnung des Prozesskoordinators bestehen in der Praxis häufig unklare Vorstellungen.
Aufgaben und Verantwortung des Prozesskoordinators unterscheiden sich deutlich von denen eines Geschäftsprozessverantwortlichen. Der Prozesskoordinator ist für die Optimierung des gesamten Geschäftsprozessmanagementsystems verantwortlich, während der Geschäftsprozessverantwortliche die Verantwortung für die Optimierung eines einzelnen Geschäftsprozesses trägt. Es gibt Vorschläge, welche die Aufgabenabgrenzung zwischen Prozesskoordinator und Geschäftsprozessverantwortlichen aufweichen. Diese führen zu unklaren Verantwortlichkeiten, die dem Geschäftsprozessmanagement schaden und sich negativ auf die Effizienz auswirken.
Je größer ein Unternehmen ist, umso höher ist der Koordinationsbedarf für das Geschäftsprozessmanagement und umso wichtiger ist die Position eines Prozesskoordinators. Aber auch in kleinen Unternehmen fallen prozessübergreifende Koordinationsaufgaben an. Wenn sie vernachlässigt werden, leiden Effektivität und Effizienz des gesamten Geschäftsprozessmanagementsystems.
Zu den Aufgaben des Prozesskoordinators zählen:
- Planung und Verfolgung einer unternehmensweiten Prozessstrategie.
-
Herstellen der Verbindung zwischen Unternehmensstrategie und Geschäftsprozessen.
-
Entwicklung und Pflege eines unternehmensspezifischen Prozessmodells.
-
Anpassung des unternehmensspezifischen Prozessmodells an Änderungen der Unternehmensstrategie und -organisation.
-
Festlegung und Kontrolle von Standards für die Prozessorganisation (Richtlinien für die Gestaltung, Dokumentation und organisatorische Integration von Geschäftsprozessen, Rollenbeschreibungen, Gremienorganisation).
-
Festlegung und Kontrolle von Standards für das Prozesscontrolling (Zielplanung, Prozesskennzahlen, Leistungsmessung, Leistungsreporting in Geschäftsprozessen).
-
Festlegung und Kontrolle von Standards für die Prozessoptimierung (kontinuierliche Prozessverbesserungen, Incentivesystem, Kopplung von KVP und Six Sigma mit dem Geschäftsprozessmanagement).
-
Bereitstellung prozessübergreifender Prozessmethoden und -tools.
