Die ARIS-Methode als Basis für ein unternehmensweites Business Process Management
Die Wertschöpfung aller Unternehmen beruht auf Geschäftsprozessen. Werden die Prozesse gezielt analysiert und kontinuierlich optimiert, können sie zu entscheidenden Wettbewerbsvorteilen ausgebaut werden. Wird die Gestaltung der Prozesse jedoch dem Zufall überlassen, spiegelt sich dies negativ in den Bilanzen von Unternehmen wider. Vor diesem Hintergrund bauen Unternehmen zunehmend auf ein aktives Business Process Management (BPM), um ihre Geschäftsprozesse optimal an den Marktanforderungen anzupassen.
Wie in Abbildung 1 dargestellt, besteht erfolgreiches Business Process Management (BPM) aus vier Schritten.
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| Abb. 1: ARIS Business Process Management |
Aufbauend auf der Business Process Strategy (Strategie) erfolgen Design (Gestaltung), Implementierung (Überführung in IT) und Controlling (Messung und Bewertung) von Geschäftsprozessen. Die Erschließung von Verbesserungspotenzialen darf jedoch keine einmalige Aktivität darstellen. Mittelfristig bringt nur ein kontinuierlicher und in sich geschlossener BPM-Kreislauf nachhaltige Wettbewerbsvorteile.
Bei der Umsetzung eines unternehmensweiten BPM wird ARIS in verschiedensten Organisationseinheiten eingesetzt. Die Produkte der ARIS Platform müssen daher den unterschiedlichen Anforderungen und Themengebieten der Managementebene, der Fachabteilungen und der IT-Abteilung entsprechen. Während im Management ARIS u. a. zur Strategiedefinition und -implementierung genutzt wird, optimiert die Fachabteilung operative Prozesse wie z. B. Einkaufs- und Vertriebsabläufe.
Die IT-Abteilung verwendet die Werkzeuge der ARIS Platform u. a. zur Aufstellung und Optimierung von IT-Bebauungsplänen. ARIS unterstützt daher verschiedenste Einsatzszenarien durch speziell definierte, voll integrierte Methoden. Die hohe Generik des ARIS-Ansatzes erlaubt die Integration aller Methoden in einem zentralen Repository. Die konzeptionelle Stärke dieses Ansatzes zeigt sich darin, dass sich seit der ersten Version von ARIS die unterstützten Themen entsprechend der Kundenbedürfnisse stark erweitert haben. Auch wenn die unterschiedlichen Themen jeweils andere Darstellungsformen benötigen, so sind die inhaltlichen Fragen, die sie beantworten, sehr ähnlich:
• Wer macht was?
• Welche Daten sind In- / Output?
• Wie ist die Ablaufstruktur?
• Welche Anwendungssoftware oder Transaktion wird genutzt?
Die umfassenden Methoden der ARIS Platform können diese Fragestellungen beantworten und sind somit der Schlüssel für einen flexibles, unternehmensweites Business Process Management.
Geschäftsprozessdesign – Modellierung, Analyse und Optimierung
Im Rahmen eines BPM-Kreislaufes kommt dem Geschäftsprozessdesign eine besondere Bedeutung zu. Hier wird es Unternehmenermöglicht, Transparenz bzgl. der aktuellen Prozessqualität zu schaffen. Durch die in ARIS integrierten Methoden wird eine konsistente Vorgehensweise sowie eine einheitliche Beschreibungssprache sichergestellt. In der Design;phase wird in einem ersten Schritt eine Bestandsaufnahme der aktuellen Ist-Zustände vorgenommen. Die Reihenfolge der ablaufenden Arbeitsschritte, die involvierten Abteilungen und die verwendeten IT-Systeme werden dokumentiert. Das Wissen um die Unternehmensabläufe- bzw. strukturen wird über die grafische Modellierung in der zentralen ARIS-Datenbank abgelegt. So wird die unternehmensweite Wiederverwendbarkeit der Daten und Modelle sichergestellt und ein einheitlicher Blick auf die Organisation – über alle Prozesse, Organisationseinheiten und Themengebiete hinweg – ermöglicht.
Einer der bedeutendsten Modelltypen von ARIS ist die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK). Die Methode der EPK visualisiert, welche Ereignisse in einem Unternehmen dazu führen, dass bestimmte Funktionen angestoßen werden, die ihrerseits wieder Ereignisse zur Folge haben. Den einzelnen Funktionen kann man unter anderem die ausführenden Organisationseinheiten zuordnen.
Abbildung 2 zeigt ein im ARIS Business Architect erstelltes EPK-Modell, das die Arbeitsschritte für die Erstellung eines Kundenangebotes bei einem Automobilhersteller dokumentiert. Sämtliche in dem Modell visualisierten Elemente und Beziehungen der Methode sind im zentralen ARIS-Repository abgelegt. Der Sachbearbeiter Auftragsbearbeitung ist zwar zweimal als ausführende Organisationseinheit einer Funktion zugeordnet, beide Elemente verweisen jedoch auf ein einziges Objekt in der Datenbank. Der Sachbearbeiter kann außerdem im Organigramm angezeigt werden.
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| Abb. 2: EPK-Modellierungsmethode im ARIS Business Architect |
Durch eine solche Wiederverwendung von Objekttypen wird die Methodenintegration in verschiedenen Anwendungsszenarien sichergestellt. Dies ermöglicht eine Vielzahl von Auswertungen wie z. B.: „Welche Funktionen werden von einer Organisationseinheit im Unternehmen ausgeführt?“. Bei dieser Art des Prozessdesigns werden kritische Informationen über die tatsächliche Effizienz der Geschäftsprozesse erhoben. Die Auslastungen von Kostenstellen und Ressourcen sowie die Verlangsamung von Prozessen bedingt durch Medien- und Systembrüche werden ebenso sichtbar wie die Ermittlung von „Best Practices“, also von Ablaufvarianten, die im Vergleich hinsichtlich ihrer Zeiten und Kosten als beste ihrer Art hervortreten. Es können organisatorische, strukturelle und technische Schwachstellen in den Abläufen aufgedeckt und Verbesserungspotenziale erschlossen werden. Aus den Ergebnissen der Analyse, kombiniert mit den Unternehmenszielen, werden Soll-Prozesse abgeleitet, also die Prozesse, die – innerhalb der IT umgesetzt – das Unternehmen künftig bei der Wertschöpfung unterstützen sollen.
Die ARIS Design Platform ermöglicht ein Geschäftsprozessdesign für verschiedenste Anwendungsszenarien – vom Qualitätsmanagement über Prozesskostenrechnung bis zur Implementierung betriebswirtschaftlicher Software. Durch die hohe Flexibilität der Methoden in ARIS kann der Umfang der unterstützten Themengebiete schnell erweitert werden. Im Folgenden wird der Einsatz der beschriebenen ARIS-Methode in den neuen Themenbereichen Compliance Management, Enterprise Architecture und Business Rules dargestellt.
Vom Geschäftsprozessdesign zum Compliance Management
Die unternehmerische Wertschöpfung wird immer mehr von externen, staatlichen Regulierungen und Richtlinien wie z. B. Basel II, Sarbanes-Oxley Act und Solvency II beeinflusst. Compliance Management bezeichnet die Einhaltung solcher Gesetze in Unternehmen und umfasst die Einführung und den Betrieb eines unternehmensweiten Compliance Management Systems. Obwohl weder der Sarbanes-Oxley Act noch die anderen Gesetze und Standards abschließende Regelungen über die Ausgestaltung und die notwendigen Komponenten eines solchen Systems enthalten, gibt es jedoch eine zentrale Anforderung: die Verbindung von Geschäftsprozessen mit Risiken und Kontrollen. Der ARIS-Ansatz für Compliance Management erfüllt diese entscheidende Vorgabe. ARIS ermöglicht einen prozessorientierten Kontrollansatz unabh&a
