Dieser Beitrag verdeutlicht vor dem Hintergrund der Erfahrungen aus der BARC-Studie ?Dokumenten-Management- und Archivierungs-Systeme ? Software im Vergleich? die Entwicklungen in den Funktionalitäten und Einsatzbereichen von Dokumenten-Management-Systemen. In den letzten Jahren haben DMS die von ihnen angebotenen Funktionalitäten kontinuierlich erweitert. Längst werden neben der Archivierung weitreichende Aufgabengebiete unterstützt, neben der Recherche und Bearbeitung nehmen vor allem die Verteilung von Dokumenten, die gemeinsame Bearbeitung (?Collaboration?) und die bedarfsgerechte Bereitstellung immer breiteren Raum ein. Dokumente werden nicht mehr losgelöst betrachtet, sondern in Zusammenhang mit betrieblichen Aufgaben und Geschäftsprozessen gesehen. Daher setzt sich am Markt zunehmend die Bezeichnung Enterprise Content Management durch, was den breiteren Fokus eher verdeutlicht.
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| Abbildung 1: Modernes Dokumentenmanagement |
Einbindung unterschiedlicher Dokumentenquellen
Die klassischen Aufgaben bei der Erfassung beinhalten die Übernahme von Dokumenten in elektronischer Form, bspw. aus Office-Anwendungen, sowie Funktionalitäten zur Erfassung von Papierdokumenten. Eigene Scan-Clients zur Erfassung kleiner Papiermengen an den einzelnen Arbeitsplätzen sind dabei zumeist in der Software enthalten, für Massenscans wird auf spezialisierte Anbieter, bspw. Kofax, zurückgegriffen. Massendaten können über COLD-Module (Computer Output On Laserdisk) separiert und abgespeichert werden.
Von zunehmender Bedeutung ist die Integration von Datenbeständen aus anderen Arten betrieblicher Software, insbesondere E-Mail- und ERP-Systeme. Diese Anwendungen werden durch die Auslagerung von Dokumenten entlastet, indem bspw. Nachrichten und Attachements auf dem E-Mail-Server in das Dokumenten-Management-System ausgelagert und durch Platzhalter ersetzt werden. Durch einen Klick auf den Eintrag wird das Element für den Anwender wie gewohnt angezeigt.
Für eine SAP-Integration werden zumeist eigene Module vorgehalten, welche eine Anbindung über die SAP Archive Link-Schnittstelle gewährleisten. Daneben werden verstärkt zwei neue Konzepte unterstützt. Über den Knowledge Provider (Kpro) der SAP Content Management Infrastructure ist eine Verwaltung von Objekten mit dokumentähnlichem Charakter inklusive Modellierung möglich. Der Funktionsumfang ist gegenüber der Archive Link-Schnittstelle erweitert worden, bspw. um Versionierung, Variantenbildung und Content-Modell-abhängige Indizierung. Mit dem SAP-Document Finder, den bspw. COI unterstützt, ist eine Recherche von Dokumenten aus dem SAP-System möglich, unabhängig davon, wo die Suchmerkmale verwaltet werden.
Neben SAP-Anwendungen können eine Reihe weiterer Systeme eingebunden werden, bspw. Microsoft Navision oder Varial. Für diese werden allerdings nur teilweise eigene Module angeboten, bspw.
