1 Kernfragen des Outsourcing bei Software-Einführungen
Die Auswahl möglicher Software, der Aufbau von Know-how für Einführung, Betrieb und Wartung, die Kosten der Software-Anschaffung sowie des Software-Betriebs und der eigenverantwortlichen Prozesssteuerung sind Faktoren, die Unternehmen dazu bewegen, Angebote von Dienstleistern genau zu prüfen.
Im Umfeld der Nutzung von Software ohne Bereitstellung eigener Ressourcen werden zwei Formen unterschieden, das Application Service Providing sowie das vollständige Prozess-Outsourcing. Beide Ansätze verfolgen das Ziel, die Total Costs of Ownership der Software für das auslagernde Unternehmen zu senken, die vorhandenen IT-Abteilungen zu entlasten bzw. Neueinstellungen zu umgehen sowie Investitionen in Hard- und Software zu vermeiden. Weitere Vorteile, die eher dem Bereich der strategischen Ausrichtung des Unternehmens zuzuordnen sind, werden in der schnelleren Nutzbarkeit der Systeme sowie der leichteren Anpassung an technologische Neuerungen gesehen. Bedenken werden dagegen wegen der engen Bindung an den Dienstleister und das entstehende Abhängigkeitsverhältnis, dem nicht erfolgenden Aufbau von Software-Kompetenz im eigenen Unternehmen sowie evtl. dem Datenschutz genannt. Eine genauere Aufschlüsselung wird in Abschnitt drei dieses Beitrags durchgeführt.
Application Service Providing bezeichnet die dauerhafte Bereitstellung von IT-Dienstleistungen und Anwendungen über ein Netzwerk. Hinsichtlich der Abrechnung der Leistung werden Modelle unterschieden, welche das Entgelt nach festen Zeiten (bspw. Monatsmiete), nach angeschlossenen Arbeitsplätzen oder nach Inanspruchnahme (bspw. Transaktionsvolumen) berechnen. Der Dienstleister übernimmt Installation, Customizing und Wartung, die operative Arbeit mit dem System erfolgt durch die Mitarbeiter des beauftragenden Unternehmens.
Darüber hinaus ist es möglich, den gesamten Verarbeitungsprozess an einen Auftragnehmer auszulagern. Viele Definitionen bezeichnen erst dieses Szenario als Outsourcing. Die komplette Vorgangsverarbeitung erfolgt durch den Dienstleister. Er empfängt die notwendigen Eingangsdaten vom Unternehmen (bzw. dessen Geschäftspartnern), verarbeitet diese und leitet die Ergebnisse in einer vorher vereinbarten Form an den Auftraggeber (bzw. dessen Geschäftspartner) weiter. Im Fall der Eingangsrechnungsverarbeitung kann dies dazu führen, dass lediglich die aufbereiteten Buchungsdaten übertragen und in das beim Auftraggeber vorhandene Warenwirtschaftssystem eingespielt werden. Neben den genannten Vorteilen des Application Service Providing entfallen Schulungs- und weitere Personalkosten, da die Software nicht selbst genutzt wird. Die mangelnde Kontrolle und das fehlende Wissen über Teilprozesse werden als zusätzliche Nachteile angesehen.
2 Outsourcing im Bereich Enterprise Content Management
Hauptaufgaben von Enterprise Content Management / Dokumenten-Management-Systemen sind die Erfassung von Geschäftsdokumenten verschiedener Formate und Quellen (bspw. Papierrechnungen, Office-Dokumente, E-Mails und Daten aus Warenwirtschaftssystemen) und deren bedarfsgerechte Bereitstellung und Verteilung in Prozessen. Für das Outsourcing werden insbesondere zwei Aufgabengebiete herangezogen, die Erfassung von papierbasierten Dokumenten (Non Coded Information, NCI, bspw. Geschäftsbriefe oder Akten) sowie eine elektronische Rechnungsverarbeitung, welche im Folgenden vereinfacht dargestellt werden.
2.1 Ansatzpunkte für Outsourcing
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| Invoicing - Vereinfachte Darstellung |
Die Erfassung von Papierdokumenten durch Dienstleister wird in zwei Formen durchgeführt: als einmaliges Projekt bei der Überführung großer Papierarchivbestände in ein elektronisches Archiv sowie als fortlaufende Dienstleistung im Bereich der Eingangspostverarbeitung. Die Dokumente werden dem Auftragnehmer übergeben, er verschlagwortet diese nach einem vorgegebene
