Geschäftsprozesse optimieren: Warum eigentlich nicht?

1 Globale Konkurrenz und scharfer Wettbewerb: Die Wissensriesen und Realisierungszwerge der Geschäftsprozesse

Die öffentliche Diskussion erhitzt sich an den im internationalen Vergleich zu hohen Arbeitskosten, die insbesondere für den Standort Deutschland als wettbewerbsnachteilig angeprangert werden. Der Aspekt der Produktivität - genau genommen eine Kerngröße der Arbeitskosten ? bleibt dabei gerade in einem Bereich regelmäßig unbeachtet: die Produktivität in den Büros der Unternehmen (und staatlichen Verwaltungen). Im Vergleich zur Fertigung hat sie sich jahrzehntelang kaum gesteigert.

Zu viele papierbasierte manuelle Schritte zwischen bereits digitalisierten Teilprozessen kosten in den Verwaltungen der Unternehmen Geschwindigkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit. 30 ? 40 % der Arbeitszeit in deutschen Büros entfallen auf manuelle Dokumentenverwaltung (laut einer Untersuchung der Marktanalysten von Gartner). Diese ließe sich mit elektronischen Dokumenten um 70 % reduzieren ? ein Potenzial von umgerechnet 55 Milliarden Euro für die Steigerung der Produktivität in Deutschland. Papier ist somit der Produktivitätsfresser Nummer 1.

Warum? Es stehen doch bereits geeignete Technologien für die unternehmensweite und unternehmensübergreifende digitale Dokumentenabwicklung zur Verfügung. Man stelle sich vor, in der Fertigung von Autos oder PC`s würden nicht alle verfügbaren Mittel zum Produktivitätsfortschritt eingesetzt. Es wären Luxusgüter für die ?oberen Zehntausend? unserer Gesellschaft geblieben.

Warum werden die Verwaltungsprozesse in den Büros nicht ebenso bedacht und behandelt, wie die Fertigungsprozesse in den Fabriken seit über 100 Jahren? Dort findet eine beständige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten und eine konsequente Umsetzung der Ergebnisse statt.

Man erinnere sich noch an die Zeiten des Herrn Lopez von VW, der mit drakonischen Mitteln seine Zulieferer zu Preis- und Kostensenkungen zwang. Nicht umsonst werden heute die Prozesse in der Automobilindustrie zwischen Lieferanten und Kunden fast zu 100 % per EDI abgewickelt. Im Handel liegt dieser Anteil durch den Druck niedriger Margen immerhin schon zwischen 60 und 70 %.

Schon in den 70er Jahren gab es Ansätze, die Verwaltungsprozesse unter die Lupe zunehmen. Gemeinkostenwertanalyse gefolgt von Prozesskostenrechnung waren im Prinzip aber nichts anderes als die industrielle Plankostenrechnung von Plaut.

Aber warum haben sie sich nicht in breiter Front durchgesetzt? Weil es nicht gelungen ist, Messgrößen ? im Sprachgebrauch der Prozesskostenrechnung die Kostentreiber ? als Maßstab für Leistung durchzusetzen. Eine Selbstverständlichkeit in der Fertigung, wo sie in Arbeitsplä