KVP (kontinuierliches Verbesserungsprotokoll) ist ja die europäische Variante von Kaizen. Der Gedanke, der dahinter steckt, ist wie alle großen Dinge, einfach und doch gar nicht so leicht umzusetzen: ?Überlege jeden Tag wobei du etwas besser machen kannst.?
Um mit Hilfe von KVP Prozesse dauerhaft und nachhaltig verbessern und umstrukturieren zu können sind einige Vorüberlegungen nötig.
1. Vorüberlegungen
Unternehmenskultur
Dazu gehört z. B. eine Überprüfung der Unternehmenskultur. KVP benötigt als Basis empowerment der Mitarbeiter. Und dies bedingt eine Grundeinstellung im Unternehmen von Offenheit und Veränderungswillen. Hier sind ganz klar die Führungskräfte gefordert, gemeinsam und auch für sich selbst zu überprüfen, inwieweit dieser Wunsch nach echtem Mitdenken der Mitarbeiter vorhanden ist. Denn eine Aufgabe zu delegieren und es ?auszuhalten?, dass sie anders erledigt wird, als man selbst es gemacht hätte, sind zwei Paar Schuhe.
KVP ist eine Art zu denken
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| KVP-Idee-Software |
Über die zukünftigen Werte im Zusammenhang mit KVP sollte schon Einigkeit in der Führungsebene herrschen. Außerdem möchte ich hier auch noch mal ganz klar festhalten, dass KVP kein Tool ist, sondern eine Art zu denken, eine Art Abläufe und Prozesse wahrzunehmen und dies alles in Fleisch und Blut übergehen zu lassen. Überspitzt formuliert, lässt sich KVP auf jeden Prozess im Leben anwenden, denn alles lässt sich zu jeder Zeit noch verbessern.
Prämie ? ja oder nein?
Ein Wort zum Thema Prämie: KVP ist ja an die Ideen jedes Einzelnen gebunden. Und wie es im betrieblichen Vorschlagswesen häufig üblich war, mit Prämien zu arbeiten, übernehmen viele dies unbesehen automatisch in KVP-Systeme. Dem kann ich nur dringend abraten. Dieses Belohnen hat schon in manchen Unternehmen dazu geführt, dass Mitarbeiter Ideen zurückgehalten haben, da die Prämie in diesem Monat unattraktiv war und sie daher auf den nächsten Monat (sprich eine attraktivere Prämie) gewartet haben. Dieser Effekt setzt sehr häufig ein bei jeglicher Art von Bonus, Incentive und Prämien. Wer sich mit diesem Thema näher beschäftigen möchte, dem sei der Klassiker dazu von Reinhold Sprenger / Mythos Motivation empfohlen.
KVP-Kennzahlen-Systeme
Eine weitere wichtige Vorüberlegung dreht sich um das künftige Benchmarking. Sie kennen ja bestimmt den Spruch ?Nur was sich messen lässt, lässt sich auch managen.? Und spätestens seit der Ära der Balance-Scorecards hat er sich als nur zu wahr herausgestellt. Überlegen Sie daher frühzeitig, welche Kennzahlen Sie für Ihr KVP entwickeln möchten und in welcher Form diese gesammelt und ausgewertet werden sollen. Im Verlaufe dieses Berichts stelle ich Ihnen dazu eine simple Software-Lösung vor, die in einem Unternehmen dazu entwickelt wurde.
Zeithorizont
Als elementare Grundvoraussetzung möchte ich ans Ende dieses Kapitels den Zeitfaktor stellen. Realistisch ist ein Zeithorizont von 2-3 Jahren bis das KVP-System ein Selbstläufer sein kann, in das auch neue Mitarbeiter automatisch integriert werden. Und diesen Zeitraum sollen Sie auch als Richtschnur verwenden, wenn Sie selbst in Ihrem Unternehmen KVP einführen möchten. Bedenken Sie, dass es, wie bei allem Neuen das eingeführt wird, Widerstände geben wird. Diesem Thema ist weiter unten ein eigenes Kapitel gewidmet. Denn daran kann der ganze Prozess brechen und daher lohnt es sich, sich so bald wie möglich mit diesem Punkt auseinander zu setzen.
2. Ziele
KVP-Koordinator
Kommen wir damit zu den Zielen. Für mich als Beraterin steht als wichtiges Ziel im Vordergrund jemandem im Unternehmen aufzubauen, der als zukünftiger Koordinator meine Arbeit nahtlos fortsetzen kann. Hinter dieser Rolle verbirgt sich ein Mitarbeiter, der, wie seine Betitelung schon sagt, die KVP-Aktiviäten koordinieren soll. Dazu sollte ihm auch ausdrücklich ein gewisser Teil seiner Arbeitszeit zur Verfügung stehen. Es liegt ja im Sinne von KVP, niemanden dafür ganz freizustellen, sondern z. B. 25 % der Arbeitsstunden dafür zu verwenden. Es ist auch sinnvoll, dies in einem Arbeitsvertrag aufzuführen. Der Koordinator dient für beide Seiten als Ansprechpartner. D. h. für die Mitarbeiter in Bezug auf ihre KVP-Ideen und deren Umsetzung, sowie für die Geschäftsleitung um die Ergebnisse aufzuzeigen, Budgetfragen zu klären, geplante Benchmarking-Ziele bezogen auf KVP zu setzen und einiges mehr.
Geeignet für die Person eines Koordinators/einer Koordinatorin ist jemand, der ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten mitbringt, ein offenes und freundliches Wesen hat und schnell in Kontakt kommt. Darüber hinaus sollte er spezielle Fortbildungen besuchen, nicht nur KVP/Kaizen-Seminare, sondern vor allem in Bezug auf das Leiten von Gruppen und ebenso Einzelgesprächstraining. Denn seine Rolle beinhaltet auch einen
