1 Ziele des Workflow-Managements
Die Ziele des Workflow-Managements lassen sich aus dem
Hauptziel der operativen Prozeßunterstützung ableiten: Verbesserung der Kundenzufriedenheit,
Qualität und Prozesstransparenz, Verkürzung von Durchlaufzeiten und Kostenreduktion, Rasche
Anpassung an organisatorische Veränderungen und einheitliche
Benutzeroberflächen.
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit
Dieses Ziel
wird durch eine höhere Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden angestrebt, da
Workflow-Management-Systeme jederzeit über den Status von laufenden Vorgängen Informationen
liefern können.
- Verbesserung von Qualität und Transparenz der
Geschäftsprozesse
Durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse wird eine Reduktion
von Bearbeitungsfehlern angestrebt. Der laufende Abgleich von Sollprozessen mit den
tatsächlichen Ergebnissen schafft die Grundlage für eine erhöhte Prozessqualität durch hieraus
initiierte Anpassungsprozesse.
- Verkürzung von Durchlaufzeiten und Reduktion von
Prozesskosten
Die Werkzeuge und Instrumente des Workflow-Managements erlauben die
Parallelisierung von einzelnen Aktivitäten und vollständigen Prozessschritten unter Ausnutzung
frei verfügbarer Ressourcen durch eine dynamische Zuordnung von Personal- und
Computer-Ressourcen zu auszuführenden Geschäftsprozessen.
- Schnellere Anpassung
der Geschäftsprozesse an organisatorische Änderungen
Da Geschäftsprozesse im Rahmen des
Workflow-Managements auf der Basis anpassbarer Workflowmodelle unterstützt werden, besteht die
Möglichkeit zur Adaption der Workflow-Modelle an Veränderungen im organisatorischen Umfeld (z.
B. Veränderung der Abteilungsstruktur, Schaffung neuer Stellen).
- Schaffung von
einheitlichen Benutzeroberflächen
Workflow-Management-Systeme stellen dem Anwender eine
für den gesamten Geschäftsprozess einheitliche Benutzeroberfläche zur Verfügung und rufen die
im Rahmen der Aufgabenausführung jeweils erforderlichen Programme auf. Hierdurch entsteht für
den Anwender der Eindruck einer ganzheitlichen Computerlösung.
2 Grundlegende Begriffe
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| Abbildung 1: Workflow Life-Cycle-Modell. |
Geschäftsprozess und Workflow sind zentrale Begriffe im
Zusammenhang des Workflow-Managements, deren Gemeinsamkeit darin besteht, dass sie Prozesse in
Unternehmen beschreiben. Sie unterscheiden sich jedoch im Wesentlichen durch ihren
Detaillierungsgrad.
2.1 Geschäftsprozesse
Unter dem Geschäftsprozess wird die zeitlich
logische Abfolge betriebswirtschaftlicher Aufgaben verstanden, die i. d. R. arbeitsteilig von
mehreren Personen ausgeführt werden. Geschäftsprozesse haben eine
betriebswirtschaftlich-strategische Gesamtsicht auf den Prozess, sie beschreiben ?was? zu tun
ist. Geschäftsprozesse werden im Rahmen des Business Reengineering modelliert und lassen sich
mehrfach in Geschäftsprozessschritte untergliedern. Beispiele für Geschäftsprozesse sind die
Auftragsabwicklung, die in mehrere Schritte zerfällt, wie z. B. die Auftragsprüfung.
2.2
Workflow
Ein Workflow dagegen ist eine Verfeinerung des Geschäftsprozesses bis auf die
organisatorisch-DV-technische Ebene.
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| Abbildung 2: Funktionen eines WFMS. |
Der Workflow beschreibt ?wie? und mit welchen Mitteln? der
Geschäftsprozess auszuführen ist. Die Modellierung von Workflows erreicht einen
Detaillierungsgrad, der es erlaubt den zugrundeliegenden Geschäftsprozess auf Basis des
Workflowmodells mit einen Workflow-Management-System auszuführen. Je nach dem
Strukturierungsgrad der Arbeitsabläufe lassen sich Workflows in den Allgemeinen Workflow, den
Fallbezogenen W
