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BPMN – just DO it!

Wie BPMN eingeführt werden kann.

Wie BPMN eingeführt werden kann.


BPMN 2.0 wird gerade finalisiert, und der Standard hat ganz klar einen Hype-Status erreicht. Das wiederum hat zu einer gewissen Kritik an BPMN geführt, die sich im Wesentlichen darauf bezieht, dass BPMN zu komplex für „das Business“ sei, bzw. nicht umfangreich genug für „das Business“, was jetzt natürlich etwas widersprüchlich klingt (aber seine Gründe hat). Jedenfalls teile ich diese Sorgen, und ich unterstütze jede Ambition, die Schwächen der BPMN klar zu benennen, um den Standard weiter zu verbessern. Da camunda ein aktives Mitglied der OMG ist und an der Finalisierung der BPMN mitarbeitet, weiß ich, dass diese Verbesserung keineswegs so unmöglich ist, wie es manchmal dargestellt wird. Wir mussten uns in der OMG für BPMN 2.0 nun mal auf die Ausführbarkeit konzentrieren, weil es keinen Sinn ergibt einen Standard zu definieren, der alle Probleme auf einmal lösen soll, und am Ende kein einziges Problem ordentlich löst.

Was ich aber nicht mag ist der Eindruck, dass viele Leute BPMN kritisieren, die sie nie selbst in der Projektpraxis eingesetzt haben. Bücher über BPMN schreiben, und Seminare halten, ist eine Sache (wir machen beides), aber sie in realen Projekten einsetzen, ist eine ganz andere Geschichte. Wir machen das jetzt schon seit 2-3 Jahren ziemlich intensiv, und aus unserer Erfahrung heraus kann ich den folgenden Aussagen über BPMN einfach nicht zustimmen:

  • BPMN ist zu kompliziert für „das Business“.
  • BPMN (2.0) ist nur was für Process Engine – Projekte (also für die Prozessautomatisierung)
  • Nur Softwareentwickler können mit mehreren Pools, Nachrichtenflüssen, dem ereignisbasierten Gateway etc. umgehen.

Ich bin gerade von einem Kunden zurückgekehrt, ein deutscher Metallverarbeiter. Unser Kunde nutzt SAP, überwiegend R/3. Sie haben vor einiger Zeit eine US-Firma akquiriert, und das ist einer der Gründe, warum sie jetzt BPMN für die Prozessdokumentation und die Kommunikation in ihren IT-Projekten einführen: Es ist der gobale Standard für die Prozessmodellierung. Sie haben BizAgi heruntergeladen, den kostenlosen Modeler, und damit ein wenig herumgespielt. Relativ schnell hat man festgestellt, dass BPMN ziemlich mächtig ist, aber eben auch kompliziert und ohne fremde Hilfe schwer erlernbar. Das kann ich nicht abstreiten. Deshalb haben sie bei uns ein Coaching beauftragt. Das ist jetzt wichtig: Ein Coaching beschränkt sich nicht auf ein einzelnes Seminar, sondern ist eine Kombination aus einem initialen Training und der selbständigen Arbeit mit BPMN, die immer wieder durch punktuelle Reviews der Diagramme, Korrekturen und Feinjustierungen ergänzt wird – Learning by Doing!

Wir haben diesem Kunden außerdem bei der Erarbeitung von eigenen BPMN-Guidelines geholfen, die sich größtenteils um „Pattern und Styles“ drehen, wie wir das nennen (unser Ansatz unterscheidet sich jedoch von Bruce Silver’s „method and style“, auch wenn sein Buch sehr empfehlenswert ist). Diese Guidelines wurden zunächst in einem Mediawiki, später in Atlassian Confluence (ebenfalls eine Wiki-Software) dokumentiert und kontinuierlich weiterentwickelt.

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Wir haben über 30 Mitarbeier gecoached, überwiegend Projektmanager, die als Vermittler zwischen Fachbereichen und IT-Entwicklern agieren. Wie man im Video sehen kann, haben diese im Verlauf des Coachings ziemlich viele BPMN-Diagramme erstellt. Natürlich gab es anfangs Schwierigkeiten beim Verständnis der BPMN. Aber gerade die Projektmanager haben schnell verstanden, dass sie mit BPMN sowohl sehr simple Diagramme für die fachliche Abstimmung, als auch sehr präzise Diagramme für die Zusammenarbeit mit Entwicklern erstellen konnten. Alles mit derselben Notation, und häufig ohne ein neues Prozessmodell (modell, nicht Sicht 😉 ) erstellen zu müssen.

Nach einer Weile hatten sie sich daran gewöhnt, mit mehreren Pools zu arbeiten, und diese mit Nachrichtenflüssen, Ereignissen etc. zu verbinden. Und zwar nicht nur, um verschiedene Firmen zu modellieren, sondern auch zur Modellierung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen derselben Firma, und sogar um die Arbeit eines Anwenders mit SAP zu konzipieren. An diesem Punkt haben sie realisiert, wie mächtig BPMN tatsächlich ist. Als ich einen dieser Projektmanager gefragt habe, warum er ein BPMN-Diagramm mit 5 Pools erstellt hat, die eine Interaktion zwischen verschiedenen Software-Systemen und einigen Anwendern in einer wunderbar klaren und semantisch korrekten Art und Weise darstellten, hat er nur mit den Achseln gezuckt und gesagt: „Keine Ahnung, ich habe nicht wirklich drüber nachgedacht. Das Diagramm zeigt eben einfach, was dort passiert“. Da wusste ich, dass unser Job erledigt war.

OK, das kingt jetzt etwas sehr märchenhaft, und vielleicht übertreibe ich auch ein wenig. Aber im Wesentlichen stimmt die Geschichte, und auch und gerade dieses Zitat. Dabei nutzt diese Firma noch nicht einmal eine Process Engine, auch wenn sie gerade Netweaver 7.2 evaluieren. Man kann sich gar nicht vorstellen wie glücklich die Leute dort waren, als sie herausfanden dass man im Process Composer (SAP) ebenfalls unterschiedliche Pools modellieren kann, die dann einerseits den organisatorischen Prozessfluss, und andererseits den technischen Fluss in einem kombinierten Diagramm darstellen.

Example: incident management

Example: incident management

Wie man merkt, haben wir eine gewisse Vorstellung davon, wie man das Beste aus BPMN herausholt. Ich will nicht sagen, dass diese Ansichten jetzt der Stein der Weisen sind. Aber zumindest haben sie sich in unserer Projektpraxis als ganz hilfreich erwiesen. Die meisten dieser Ansichten sind auch in unserem Praxishandbuch BPMN beschrieben, und einige überführen wir gerade in Software: Die quelloffene BPM-Plattform Activiti wird einige Features enthalten, die wir für eine agile Zusammenarbeit zwischen Business und IT auf Basis von BPMN für sinnvoll halten. Und hier geht es nicht um „zero-coding“, sondern um Kommunikation! In diesem Prozessmodell habe ich mal ein einfaches Incident Management beschrieben. Das Modell ist im Signavio Process Editor erstellt worden, der auch als Open Source Edition in den Activiti Stack eingegangen ist. Man kann in dem Diagramm sogar seine Kommentare hinterlassen, in dem man einfach auf ein Symbol im BPMN-Diagramm klickt und etwas einträgt, wobei dieses coole Feature leider nicht in der Open Source Edition enthalten ist.

Warum erzähl ich das Ganze, mal davon abgesehen dass ich auch kräftig die Werbetrommel gerührt habe ;-). Ich habe einfach in letzter Zeit ein paar Blog Posts gelesen und Diskussionen verfolgt, in denen BPMN die Fähigkeit abgesprochen wurde, die Kommunikation zwischen Business und IT tatsächlich zu verbessern. Aber die meisten dieser Kritiker scheinen keine reale Projekterfahrung mit BPMN zu besitzen, auf deren Grundlage sie dieses Urteil fundiert fällen könnten. Vielleicht irre ich mich ja auch. Ich dachte einfach ich sollte einmal laut aussprechen, dass es genug Leute da draußen gibt, die keinerlei Programmierer-Fähigkeiten besitzen, und trotzdem mit der BPMN so arbeiten, wie sie auch gedacht ist. Und siehe da: Es funktioniert.

BPMN ist kein Wundermittel, und muss weiter verbessert werden, da stimme ich definitiv zu. Aber sie ist ein Schritt in die richtige Richtung, von dem wir profitieren sollten, anstatt nach dem nächsten Wundermittel für das Business-IT-Alignment zu krähen, das ohnehin nicht Wirklichkeit werden kann, weil es eben keine Wundermittel gibt. Manchmal habe ich das Gefühl, wir fragen nach magischen Lösungen und jammern dann rum, wenn die Software-Hersteller uns veräppeln…

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