BPM im öffentlichen Dienst…

… betrifft uns als camunda eigentlich kaum. Aber zufällig bin ich auf die folgende Anekdote eines befreundeten Beraters zu dem Thema gestoßen, der diese wiederum von einem “Insider” aus dem öffentlichen Dienst hat. Nach der Lektüre kann man zwar sagen “Ist doch nix Neues!”, oder “Ist doch so pauschal völlig übertrieben!”. Aber ich finde sie trotzdem erhellend 😉

“Intuitiv wäre es ja im gemeinsamen Interesse eines Antragstellers und der Behörde, wenn ein eingereichter Antrag (hier: ein Bauantrag) nur noch aktuelle, vollständige und valide Antragsdaten enthielte. Dann würde der Antragsgenehmigungsprozess innerhalb der Behörde effizient durchgeführt werden können, Ablehnungen aufgrund von Formfehlern (unvollständige, falsche, unbeglaubigte, nicht aktuelle, nicht widerspruchsfreie Antragsdaten etc.) wären Geschichte. Wenn es aber nur noch effiziente Prozesse ohne Redundanzen, aufwändigen Abstimmungszyklen etc. gäbe, bräuchte man die dafür vorgehaltene üppige Personaldecke auch nicht mehr.

Nun muss man wissen, dass sich für Führungskräfte in der ÖV die Position, Macht und tarifliche Einordnung im Wesentlichen aus der Führungsspanne bestimmt. Eine Führungskraft in der ÖV hat also für den eigenen weiteren Karrierepfad persönliches Interesse daran, die Anzahl der ihm unterstellten Mitarbeiter mindestens konstant zu halten oder sogar weiter auszubauen. Das lässt sich aber nur dadurch begründen, dass die vorhandene Arbeitslast dies erfordert.

In Konsequenz wurde in einer deutschen Baubehörde angeordnet, dass jeder inhaltliche Fehler und jeder Formfehler grundsätzlich zu einer Ablehnung führt, um möglichst viele Abstimmungsiterationen zwischen Behörde und Antragsteller zu generieren. In der aktuellen Wirtschaftskrise werden nun auch noch ca. 1/3 weniger
Bauanträge gestellt. Um das Arbeitsvolumen konstant zu halten, muss man also umso mehr mit internen Mitteln dafür sorgen, dass jeder gestellte Antrag mindestens dreimal über den Tisch geht, also im Schnitt mindestens zweimal abgelehnt wird und die Behördenmitarbeiter über mehrere Wochen / Monate bindet.”

Nicht schlecht, oder? Wer in das Thema gern tiefer einsteigen möchte, für den habe ich noch zwei Tipps:

Tipp Nr. 1: Jörg Rodenhagen hält zu diesem Thema regelmäßig Seminare im Führungskräfteforum des Behördenspiegels. Außerhalb seiner Seminare ist er für Diskussionen und Empfehlungen rund um das Thema “Prozessmanagement in der Öffentlichen Verwaltung” unter joerg.rodenhagen@acando.de oder unter 0172-4451266 erreichbar.

Tipp Nr. 2: Wir werden vorrausichtlich im August ein Treffen der Berliner BPM-Offensive zum Thema BPM im öffentlichen Sektor machen. Also am Besten den entsprechenden Rundbrief des BPM-Netzwerks abonnieren, wenn man eingeladen werden möchte 🙂