Immer wieder fragt man uns, ob man seine Prozesse nicht einfach mit dem guten alten Visio dokumentieren kann. Man kann schon. Die Frage ist nur, wieviel Freude man daran hat. Ich rede jetzt nicht von BPM-Tools, die auf Visio aufsetzen, sondern nur vom reinen Visio an sich. Hier kommen mal ein paar Argumente, die möglichst einfach erklären, warum man das lieber lassen sollte:

Visio prüft nicht, ob Diagramme (syntaktisch) korrekt sind
Mit Visio kann man Prozessdiagramme malen. Man kann zwar die Symbole einer Notation wie BPMN verwenden, aber Visio prüft nicht, ob die Regeln bei der Modellierung eingehalten werden. Die Gefahr, dass man nicht-konforme Diagramme macht ist dadurch sehr groß, sodass man keine Einheitlichkeit bei den Diagrammen hat und der ganze Vorteil des Standards dahin ist.

Visio bietet keine Versionierung oder Mehrbenutzerfähigkeit
Wenn man Prozessmodelle überarbeitet, evtl. mit unterschiedlichen Modellierern, verliert man mit Visio-Dateien sehr schnell den Überblick. Wer hat wann welche Version des Prozessmodells erstellt? Wenn man ältere Versionen archivieren möchte, um evtl. darauf zurück zu greifen, muss man das alles von Hand machen, und auch hier entsteht sehr schnell ein großer Wildwuchs.

Visio bietet keine Hilfe bei der Verwaltung umfangreicher Prozessmodelle
Für Visio ist jedes Prozessmodell einfach ein Diagramm, nichts weiter. Wenn Sie z.B. eine Rolle anlegen, und diese Rolle in verschiedenen Prozessen vorkommt, würden Sie in Visio in jedem Diagramm einen Pool oder eine Lane (bei BPMN) für die Rolle anlegen. Wenn Sie die Rolle mal umbenennen (neuer Name für die Stelle o.ä.), müssten Sie jedes Diagramm von Hand öffnen und die Bezeichnung für die Rolle ändern. Dasselbe gilt für Aufgaben, die in unterschiedlichen Prozessen vorkommen, für Formulare und alles Mögliche. Ein solches System kann auf Dauer eigentlich gar nicht gepflegt werden.

Visio bietet keinerlei Unterstützung beim Business-IT-Alignment
Die ganze Frage, wie man jetzt fachliche Prozessmodelle mit technisch umgesetzten Prozessen koppeln könnte (z.B. im Rahmen der Konzeption, für die Dokumentation oder Aufbereitung von Kennzahlen, das Monitoring etc.) ist mit Visio vollständig überflüssig. Mit Visio können Sie in dieser Hinsicht ÜBERHAUPT nichts machen.

Mit Visio ist eine Hierarchisierung von Prozessmodellen nicht möglich
Visio kennt immer nur eine Betrachtungsebene, nämlich das aktuelle Diagramm. Dass manche Prozess-Schritte in eigenen Prozessen genauer beschrieben werden, ist mit Visio nicht möglich. Auch nicht die Arbeit mit Prozesslandkarten, aus denen auf konkrete Abläufe referenziert wird etc.

Mit Visio können Prozessmodelle nicht kommuniziert werden.
Natürlich können Sie jedem Mitarbeiter eine Visio Lizenz geben, und die Dateien rumschicken. Sie könnten auch das Diagramm als Bild exportieren, und auf den Intranet-Server legen. Aber beides ist ziemlich aufwendig uns muss jedes Mal händisch wiederholt werden, wenn sich ein Prozessmodell ändert. Und eine Navigation für den Anwender, oder gar eine Suchfunktion, über die diversen Prozessmodelle hinweg, ist nicht möglich. Das ist ein absoluter Killer für die Akzeptanz in der Belegschaft.

Fazit: Besser ein richtiges BPM-Tool
Es gibt noch mehr Argumente, aber diese 6 reichen eigentlich schon jeweils für sich allein aus, um sich gegen Visio zu entscheiden, wenn man nicht nur sporadisch mal einen simplen Prozess aufmalen will. Das Prozessmanagement, egal ob rein organisatorisch oder im Business-IT-Alignment, braucht wesentlich mehr, als Visio zu bieten hat. Sonst fliegen Ihnen die Modelle komplett um die Ohren (ich kenne da einige reale Erfahrungen von Firmen, die das schmerzhaft lernen mussten, aber die kann ich hier natürlich nicht nennen ).